IT’s magic: Unsere EDV im Porträt!
In unregelmäßigen Abständen möchten wir bekanntermaßen auch die einzelnen Abteilungen unseres Unternehmens vorstellen. Hinter unseren Sanitätshausfilialen, dem Kundenservice und dem Außendienst – kurz gesagt eben all den Kollegen, die uns nach außen hin repräsentieren – steht dabei natürlich auch ein starker Innendienst, der verschiedenste unterstützende und administrative Aufgaben wahrnimmt. Die Vorstellung der IT!
Unsere IT
Dazu gehört auch unsere IT – bisweilen auch etwas antiquiert anmutend als „EDV“ bezeichnet. Als moderner Dienstleister im Gesundheitswesen sind wir dabei insbesondere auf eine funktionierende, zeitgemäße IT angewiesen. Immerhin geht z. B. ohne Internet heutzutage relativ wenig, wie wir alle sicherlich auch aus dem privaten Bereich wissen. Auch bei uns läuft ein Großteil der internen und externen Kommunikation per E-Mail ab. Rezepte gehen als E-Mail bei uns ein, Kundenanfragen erreichen uns über unsere Webseite und verschiedenste Dienstleistungen sind digitalisiert worden: Stimmt hier beispielweise etwas mit unserem Server nicht, gerät die Arbeit ins Stocken. Aber auch für unsere Hardware, für die Drucker und die Telefonie sind unsere Mädels und Jungs von der IT zuständig. Wer in der Abteilung tätig ist, was sie sonst noch für Aufgaben übernimmt und wie sich ein Arbeitstag in der IT gestalten kann, möchten wir Ihnen im Folgenden schildern.
IT steht auch für …
… Intelligentes Team – behaupten wir jedenfalls mal an dieser Stelle! Derzeit besteht selbiges bei uns aus fünf überaus kompetenten Kolleginnen und Kollegen mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten. Zwar gibt es in den jeweiligen Tätigkeiten grundlegende Überschneidungen und viele der alltäglichen Aufgaben insbesondere im Support können und sollen von allen Teammitgliedern übernommen werden, dennoch gibt es unter den Kollegen verschiedene Spezialisierungen. Für jedes Gebiet innerhalb der IT haben wir also demnach unsere Experten.
Bereich der Anwendungsentwicklung
Die Entscheidung, welchen Schwerpunkt man wählt, fällt bereits in der Ausbildung bzw. im Studium. Derzeit ist eine Auszubildende bei uns tätig: Anna-Lena, die sich im zweiten Lehrjahr befindet, unterstützt uns bereits während der Ausbildung tatkräftig im Bereich der Anwendungsentwicklung – sie programmiert, könnte man auch sagen. Im Laufe der Jahre sind einige Projekte zusammengekommen, die Anna-Lena pflegt, auf Bugs untersucht und auf mögliche Codeverbesserungen prüft – aber auch eigene Projekte darf sie bereits bearbeiten und verwalten. Hierzu später mehr.
Bereich der Systemintegration
Es besteht auch die Möglichkeit, den Schwerpunkt der Ausbildung auf die Systemintegration zu legen. Dann ist man hauptsächlich im Support des Gesamtunternehmens tätig und kommt dabei durchaus rum, denn immerhin ist man nicht nur für die Unterstützung des Außen- und Innendienstes in der Zentrale zuständig, sondern schaut bisweilen auch in den Filialen vorbei. Gerade dort ist man schließlich darauf angewiesen, dass das Kassensystem, die Anbindung an unsere unternehmensweit genutzten Kommunikationskanäle, die Software etc. reibungslos funktionieren. Und da kommt dann eben auch der Azubi ins Spiel. Ansonsten wäre man auch hier verstärkt mit der Beantwortung von Anrufen und der Abarbeitung verschiedenster Supporttickets beschäftigt – eins ist sicher: Langweilig wird einem da nicht so schnell.
Azubis – vom ersten Tag an im Tagesgeschäft
Dass die Azubis vom ersten Tag an ins Tagesgeschäft eingebunden werden, ist bei uns ebenso üblich wie sinnvoll – alleine schon aus praktischen Gründen, denn jede helfende Hand ist willkommen, gerade bei Routinetätigkeiten, die unsere Auszubildenden dann auch sehr rasch erlernen. Ehrensache, dass unsere Ausbilder dabei jederzeit ein Auge auf Ausbildungsfortschritt und Wissensstand ihrer Schützlinge haben. Man könnte sagen: Wenn schon ein Sprung ins kalte Wasser, dann auf jeden Fall unter Aufsicht des Bademeisters und ggfs. unter Nutzung leistungsstarker Schwimmflügel!
Unsere No. 1 Supporter
Supporter hat in Dortmund nicht nur der BVB. Unsere ITler schwingen zwar nicht den Tingelhoff-Schal im unternehmenseigenen Stadion – vornehmlich mangels solcher Fanartikel und Bauwerke –, sind aber dennoch eine der wichtigsten Stützen für alle Kollegen. Windows-Passwort vergessen? EDV-Ticket schreiben. Das Diensthandy lässt sich nicht entsperren? IT kontaktieren. Ein Arbeitsplatz für eine neue Kollegin muss eingerichtet werden? Der Elektriker kommt, um die Steckdose zu prüfen? Ein Headset wird benötigt? Ein Drucker ist nicht erreichbar? Sie ahnen gewiss bereits, wer zuständig ist…
…In der Tat. Für all solche Dinge ist die EDV zur Stelle und hat für die eigene Organisation ein dezidiertes Ticketsystem eingeführt, mit dem alle Anfragen strukturiert und sukzessive abgearbeitet werden können. Das garantiert im Idealfall reibungslose Abläufe. Dass das nicht immer klappt, liegt auf der Hand. „Das Ticketsystem erleichtert uns die Arbeit ungemein, weil es Struktur in alle Abläufe bringt“, berichtet unser Kollege Gernot, einer unserer internen Hauptansprechpartner im Bereich Support. „Auch für unser Qualitätsmanagement ist das Ticketsystem ein wertvolles Tool. In der Regel funktioniert die Steuerung der Prozesse damit auch sehr gut – auch wenn der eine oder andere noch so seine Probleme damit hat, dass wir nicht immer sofort für jeden ansprechbar und zur Stelle sein können. Wir haben zu jeder Zeit eine Vielzahl an Supporttickets offen und können nicht immer denjenigen vorziehen, der am lautesten auf sich aufmerksam macht.“ Die Priorisierung der Tickets ist von großer Bedeutung: Der Ausfall der Telefonanlage muss in Sachen Dringlichkeit immer einen größeren Stellenwert einnehmen als das gesperrte Handy eines Kollegen oder der leere Drucker.
Lösungen – schnell und unkompliziert
Dennoch ist natürlich allen in der IT daran gelegen, ihren Kolleginnen und Kollegen möglichst schnell und unkompliziert zu helfen. In Notfällen ist ein rasches Reagieren auf Zuruf durchaus üblich. „Es kommt aber eben bisweilen auch auf die jeweils eigene Definition des Begriffs Notfall an – klar erscheinen die eigenen Probleme einem oft dringender als die der anderen – das kennen wir ja alle!“, kommentiert unser Kollege mit einem Lächeln. Unterm Strich hat man hier aber noch immer für so gut wie jedes Problem eine Lösung gefunden. Zudem sollen in Zukunft das Ticketsystem und die damit zusammenhängenden Prozesse überarbeitet werden, um den Kollegen noch besser und schneller zu helfen.
Spaß bei der Arbeit = Programm
Jetzt, da wir auch dieses schlechte Wortspiel hinter uns gebracht haben, widmen wir uns einem weiteren wichtigen Zweig der IT-Arbeit. Dem Programmieren – oder, präziser gesagt, der Anwendungsentwicklung.
Vieles, was andere Unternehmen von externen Dienstleistern entwickeln lassen, wird bei uns in-house programmiert. Ein Alleinstellungsmerkmal Tingelhoffs ist zum Beispiel die Schulungsdatenbank. In dieser werden alle geplanten und durchgeführten Schulungen – sowohl von internen als auch von externen Referenten – zu allen denkbaren Themengebieten eingetragen. Mitarbeiter können über das Tool eingeladen werden, zudem findet eine Feedbackabfrage statt und Zertifikate können nach erfolgreichem Abschluss der Schulung direkt heruntergeladen oder ausgedruckt werden. Eine sehr nützliche Entwicklung – nicht nur, um den Überblick zu behalten.
Projekte
Aber auch unsere Auszubildende Anna-Lena arbeitet bereits fleißig an verschiedenen Projekten mit. So zum Beispiel am EDV-Monitor – einem Dashboard mit allen für die IT wichtigen Informationen. Dazu zählen etwa die Serverraumtemperatur sowie eine Auflistung der Server und Geräte. Hierbei wird darauf geachtet, wie deren Zustand aussieht (etwa der sogenannte „Ping“ bzw. die Antwortzeit eines Geräts bei Datenübertragung). Anna-Lena programmiert nach und nach weitere Anzeigen und Features: „Ganz zu Anfang stand noch kaum etwas auf dem Dashboard. Dann kam nach und nach immer mehr dazu“, berichtet unsere Auszubildende. „Ich habe dann etwa eine Menüleiste mit der Auswahl von mehreren Unterseiten hinzugefügt. Zum Beispiel eine Unterseite mit dem Gebäudeplan und eine andere Unterseite mit einem programmierten Kalender, in dem die Urlaube unserer Abteilung aufgelistet sind.“ Der EDV-Monitor ist ein fortlaufendes Projekt, welches Anna-Lena ständig pflegt und erweitert.
Projekt – Arbeitsmitteldatenbank
Größere Projekte bewältigt sie gemeinsam mit ihrem Ausbilder. Momentan sind dies Projekte wie zum Beispiel die „Arbeitsmitteldatenbank“. Es ist eine Weboberfläche, in der Arbeitsmittel von Mitarbeitenden bei Tingelhoff eingetragen werden sollen. „Da kommt dann eine Übersicht rein, die einen Überblick über vorhandene Arbeitsmittel schafft. Da sieht man dann, welche Arbeitsmittel abgegeben wurden, bis wann bestimmte Arbeitsmittel abzugeben sind et cetera. Das soll dann irgendwann mal größtenteils automatisiert ablaufen. Wir als IT bekommen dann eine Mail, wenn noch Arbeitsmittel abzugeben sind, ein Ausgabebeleg rechtzeitig gedruckt werden muss und so weiter.“ Bis dieses und andere Projekte abgeschlossen sind, wird es noch etwas dauern. Digitale Zukunftsmusik, sozusagen. Apropos …
Ein Blick in die Zukunft
„Stillstand ist Tod“ – so lautet ein beinahe schon überstrapaziertes Sprichwort. Da dies aber gerade in Sachen Informationstechnologie – immerhin ist Technik im stetigen Wandel begriffen und mit jedem Update kommt etwas Neues hinzu – zutrifft, müssen wir auch bei Tingelhoff am Ball bleiben. Derzeit sind also viele neue Projekte geplant und das ganze Team befindet sich in einer gewissen Entwicklungsphase. Prozesse werden neu unter die Lupe genommen und sollen weiter optimiert werden, darunter besagtes Ticketsystem.
Es ist einiges geplant – und vieles noch geheim! Selbstverständlich werden wir aber über gewisse Innovationen zu gegebener Zeit informieren. Denn nicht zuletzt hat Corona gezeigt, dass wir durchaus in der Lage sind, in Sachen Digitalisierung rasch zufriedenstellende Ergebnisse zu erzielen. Und ganz gewiss braucht es für die nächsten Entwicklungen keine derartige Krise, um sie bald an den Start zu bringen.
Hierzu also demnächst mehr. Wir dürfen gespannt sein.
